Merkblatt zur Einstellung der Legalisation und möglicher Urkundenüberprüfung auf dem Amtshilfeweg

Die Botschaft Colombo musste feststellen, dass die Voraussetzungen zur Legalisation von öffentlichen Urkunden aus Sri Lanka nicht gegeben sind. Die Legalisation wurde daher eingestellt. Die Botschaft kann jedoch in Amtshilfe bzw. Rechtshilfe für deutsche Behörden und Gerichte gutachtlich prüfen, ob eine Urkunde echt ist und der bescheinigte Sachverhalt zutrifft und hierdurch den inländischen Stellen Entscheidungshilfen geben. Ob eine Überprüfung verlangt wird, liegt im Ermessen der jeweiligen Behörde oder des Gerichts, wo die Urkunde zu Beweiszwecken verwendet werden soll. Von Privatpersonen kann eine Urkundenüberprüfung hingegen nicht veranlasst werden. Auch können keine Unterlagen direkt bei der Botschaft zur Prüfung vorgelegt werden.

1. Überprüfung der formalen Echtheit

Es gibt die Möglichkeit, Urkunden der sri-lankischen Standesämter und Scheidungsurteile auf formale Echtheit zu überprüfen. Diese Art der Überprüfung empfiehlt sich, wenn keine Zweifel an der Identität und den Personenstandsdaten der Urkundeninhaber bestehen. Die Inlandsbehörde (z.B. Standesamt, Ausländerbehörde) kann in diesen Fällen ein Amtshilfeersuchen an die Botschaft richten. Dazu muss sie die ausländische(n) Urkunde(n) und die unten genannten Informationen beifügen, um Überprüfung der formalen Richtigkeit bitten und sich im Verhältnis zur Botschaft zur Übernahme der dabei eventuell entstehenden Auslagen bereit erklären.

Zur Bearbeitung der Überprüfungsersuchen auf die formale Richtigkeit (Echtheit) werden benötigt:

- Urkunde(n) im singhalesischen bzw. tamilischen Original (gestempelte und unterschriebene Registerauszüge der „Divisional Secretariats“ sind ausreichend) mit Übersetzung

- jeweils 1 Fotokopie der Originalurkunde und der Übersetzung

- Fotokopie des Reisepasses (1. Seite mit biometrischen Daten genügt)

Bearbeitungsdauer: Die Bearbeitungsdauer beträgt in der Regel 3-4 Monate, in Ausnahmefällen auch länger.

Kosten: Derzeit kostenfrei

1. Überprüfung auf formale Echtheit und inhaltliche Richtigkeit

Die Botschaft kann Urkunden auch auf formale Echtheit und inhaltliche Richtigkeit überprüfen lassen. Eine inhaltliche Überprüfung von Urkunden ist nicht möglich, wenn es keine Personen gibt, die sich an die Hochzeit/Geburt des Urkundeninhabers erinnern bzw. keine Schule in Sri Lanka besucht wurde. Da die inhaltliche Prüfung für die Antragsteller kosten- und zeitintensiv ist, sollte geprüft werden, ob die Prüfung der formalen Echtheit ausreicht.

Wird die Überprüfung auf formale Echtheit und inhaltliche Richtigkeit verlangt, werden die folgenden Unterlagen benötigt:

a) Heiratsurkunde

- singhalesische oder tamilische Originalurkunde(n) mit Übersetzung (gestempelte und unterschriebene Registerauszüge der „Divisional Secretariats“ sind ausreichend) mit Übersetzung

- jeweils 1 Fotokopie von der Originalurkunde und der Übersetzung

- Kopien der Reisepässe beider Ehepartner (1. Seite mit biometrischen Daten genügt)

- 4 - 5 Fotos von der Hochzeitszeremonie sowie von Hochzeitsgästen und Trauzeugen

- 2 aktuelle Adressen und Telefonnummern von Hochzeitsgästen / Trauzeugen in Sri Lanka

- Kostenübernahmeerklärung der ersuchenden Behörde über EUR 250,

Heiratsurkunden von Personen, die nicht sri-lankische Staatsangehörige sind und nur für die Hochzeit nach Sri Lanka gereist sind, können nur auf formale Echtheit geprüft werden.

b) Geburtsurkunde

- singhalesische oder tamilische Originalurkunde(n) mit Übersetzung (gestempelte und unterschriebene Registerauszüge der „Divisional Secretariats“ sind ausreichend) mit Übersetzung

- jeweils 1 Fotokopie von der Originalurkunde und der Übersetzung

- Kopie Reisepass (1. Seite mit biometrischen Daten genügt)

- letzte Wohnadresse in Sri Lanka - aktuelle Adressen und Telefonnummern von zwei früheren Nachbarn - Adresse der Schule(n), Zeitraum des Schulbesuchs und Registrierungs-Nr. (Enrolment No.)

- Kostenübernahmeerklärung der ersuchenden Behörde über EUR 250,-

Bearbeitungsdauer: Die Bearbeitungsdauer beträgt in der Regel 4-6 Monate. In rechercheintensiven Fällen kann sich die Bearbeitung auch länger hinziehen.

Kosten: Die Kosten pro Amtshilfeersuchen betragen derzeit bis zu 250 EUR. Auch Auslagen der Botschaft werden in Rechnung gestellt.

Die Botschaft wird den Eingang des Amtshilfeersuchens bestätigen und – für den Fall, dass sich im Einzelfall ein erhöhter Zeitbedarf abzeichnet – die ersuchende Behörde darüber informieren. Es wird um Verständnis dafür gebeten, dass die erforderliche Korrespondenz ausschließlich zwischen der Botschaft und der ersuchenden Behörde geführt wird. Wegen des hohen Geschäftsanfalls bittet die Botschaft von Sachstandsnachfragen abzusehen. Bitte beachten Sie, dass die Botschaft keinen Einfluss auf die Bearbeitungszeiten sri-lankischer Behörden hat.

Datenschutz: Im Überprüfungsverfahren ist die Übermittlung von Daten an Dritte in ausländischen Staaten erforderlich. Diese unterliegt der Datenschutzgrundverordnung (siehe Art. 3 Abs. 3 DSGVO). Die somit erforderliche Belehrung hat bei Urkundenüberprüfungen in Amtshilfe die ersuchende Behörde zu leisten, da dort die Daten erhoben werden.

Zu jedem Amtshilfeersuchen gehört eine Versicherung, dass diese Belehrung zum Datenschutz stattgefunden hat. Eine entsprechende Belehrung ist auf der Webseite der Botschaft eingestellt.

Hinweis: Die inländischen Behörden können zur Übermittlung ihrer Amtshilfeersuchen an die Botschaft den amtlichen Kurierweg des Auswärtigen Amts mitbenutzen. Privatpersonen steht der amtliche Kurierweg nicht zur Verfügung.

Kurieradresse: Auswärtiges Amt, für Bo. Colombo, Kurstr. 36, 10117 Berlin

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